Le contexte
Hypercharge a accompagné le l'entreprise, cabinet dentaire TPE, dans un projet de transformation de son administration quotidienne par l'IA. 1 secrétaire médicale gérant l'ensemble de la relation patient et des tâches administratives. Avant Hypercharge, aucun outil d'automatisation n'était en place : rappels, comptes-rendus, relances, courriers : tout était manuel.
Le défi à relever
- Rappels de RDV gérés manuellement : taux de no-show élevé Comptes-rendus rédigés à la main : 20 à 30 minutes par compte-rendu Relances impayés gérées de façon irrégulière, faute de temps Chaque email traité individuellement, quelle que soit sa nature 3 heures par jour d'administration pure sur une seule personne : un risque humain et organisationnel
Ce que nous visions ensemble
Passer d'une secrétaire médicale débordée par l'administratif, à une secrétaire qui consacre l'essentiel de son temps à l'accueil et à la relation patient. Objectif non négociable : zéro dégradation de la qualité du service patient.
Notre approche
Accompagnement sur-mesure, déploiement progressif par cas d'usage pour ne jamais désorganiser l'activité. Chaque agent testé en conditions réelles avant mise en production. Les outils ont été intégrés dans les canaux existants du cabinet (email, SMS).
Ce que nous avons mis en place
Phase 1 : Cadrage & compréhension Cartographie des tâches administratives quotidiennes
Quantification du temps passé par catégorie. Identification des 4 cas d'usage prioritaires selon l'impact et la sensibilité des données.
Phase 2 : Mise en oeuvre Déploiement d'un agent rappels RDV automatiques (SMS + email à J-48 et J-24)
Déploiement d'un agent de génération de comptes-rendus depuis dictée vocale. Déploiement d'un agent de filtrage et de réponse aux emails courants. Déploiement d'un agent de relances impayés en séquenc
Phase 3 : Projection & structuration Formation de la secrétaire médicale à la supervision des outputs
Documentation des workflows pour assurer la continuité. Identification de nouveaux cas d'usage potentiels.
Les impacts concrets observés
- -60% de no-shows grâce aux rappels automatiques J-48 / J-24 -70% du temps administratif de la secrétaire médicale 3 heures économisées chaque jour : entièrement réinvesties dans l'accueil et la relation patient Relances impayés désormais systématiques et sans charge mentale Perspectives & suites Le cabinet dispose aujourd'hui d'une infrastructure administrative automatisée qui lui permet de grandir sans recruter. Prochaine étape : automatiser le suivi post-traitement et les enquêtes de satisfaction patient. Et si c'était vous ? Votre équipe administrative est à flux tendu ? Avant d'envisager un recrutement, voyons ensemble ce que l'IA peut absorber. Échangeons.
Perspectives & suites
Déploiement étendu à d'autres fonctions après validation des premiers résultats.
Et si c'était vous ?
Vos équipes passent trop de temps sur des tâches répétitives ? Nous pouvons vous aider à construire vos premiers workflows IA en quelques jours.
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